ความแตกต่างระหว่างบัญชี ERP และโปรแกรมบัญชี

บัญชี ERP คืออะไร ?

ERP ย่อมาจาก  Enterprise Resource Planning ความหมายคือ การบริหารทรัพยากรขององค์กร โดยระบบ ERP มีจุดประสงค์ในการวางแผนและบริหารทรัพยากรภายในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการธุรกิจ ที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์เชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทั้งหมดที่เกิดขึ้นในองค์กร ที่ไม่ว่าฝ่ายไหนจะทำอะไร ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ที่เดียวกัน เพื่อช่วยให้ทุกฝ่าย ตั้งแต่ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ รวมถึงฝ่ายบัญชี และฝ่ายอื่น ๆ ในองค์กร สามารถทำงานร่วมกันได้ภายใต้ระบบเดียวกัน โดยข้อมูลต่าง ๆ สามารถเรียกดูได้แบบเรียลไทม์ และสามารถสรุปข้อมูลแสดงผลเป็นกราฟได้ เพื่อช่วยให้เห็นภาพรวมขององค์กรได้ง่ายขึ้น

โปรแกรมบัญชี คืออะไร ?

โปรแกรมบัญชี เป็นโปรแกรมที่ทำการพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้กับงานด้านบัญชีโดยเฉพาะ เป็นแอพพลิเคชั่นพื้นฐานที่ช่วยให้เหล่านักบัญชีสามารถทำบัญชี สำหรับการตรวจสอบภายในและภายนอกได้ง่าย เนื่องจากการตรวจสอบ เป็นเครื่องมือหลักในการประเมินสถานภาพทางการเงินของธุรกิจ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายผ่านเครื่องมือทางการเงิน เช่น บัญชีแยกประเภท บัญชีรายวัน บัญชีรายรับ-รายจ่าย บัญชีเจ้าหนี้ลูกหนี้ การซื้อขายหุ้น สินค้าคงคลัง และการเรียกเก็บเงินต่าง ๆ 

ความแตกต่างของ บัญชี ERP และ โปรแกรมบัญชี

โปรแกรมบัญชีทั่วไปจะเป็นการทำงานในขั้นตอนสุดท้าย และจะทำเมื่อผ่านกระบวนการทำงานต่าง ๆ ไปแล้ว โดยแต่ละฝ่ายจะต้องทำการบันทึกข้อมูล เช่น การขาย จ่าย จัดซื้อ และการรับเงิน แล้วทำการส่งข้อมูลให้กับฝ่ายบัญชีเพื่อทำการสรุปอีกครั้ง ซึ่งการทำแบบนี้อาจจะทำให้ข้อมูลเกิดความคลาดเคลื่อน ข้อมูลไม่ครบ หรือตกหล่นได้ โดยจะทำการเก็บข้อมูลเป็นรอบ อาจจะต่อเดือนหรือต่อสัปดาห์ ทำให้ข้อมูลที่ได้รับไม่เป็นข้อมูลปัจจุบัน  ไม่ทราบผลของทางกำไร และขาดทุน ทำให้ผู้ที่เปิดกิจการหรือเป็นเจ้าขององค์กรไม่รับรู้ว่าสภาวะทางการเงินนั้นเป็นไปในทิศทางใด ด้วยข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบันทำให้เมื่อต้องการเรียกดูข้อมูล จำเป็นต้องตามข้อมูลจากหลายฝ่าย ทำให้เกิดความยุ่งยาก และอาจจะทำให้เกิดปัญหาในการตัดสินใจผิดพลาดเกียวกับธุรกิจหรือองค์กร

ส่วนของโปรแกรมบัญชี ERP เป็นระบบที่รวบรวมหลาย ๆ ฝ่ายเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้เกิดความครอบคลุมต่อการทำงานในองค์กร โดย ERP จะเป็นตัวเชื่อมต่อข้อมูลของแต่ละฝ่ายกับฝ่ายบัญชี ทำให้ข้อมูลที่ได้รับเป็นปัจจุบัน ไม่ต้องคอยรวบรวมข้อมูลจากแต่ละฝ่าย ทำให้ไม่เกิดความยุ่งยาก และข้อมูลที่ได้รับก็เป็นข้อมูลปัจจุบันที่ดีที่สุด

แล้วถ้าทำงานในองค์กรควรใช้อะไร ?

ด้าน ERP นับว่ามีมาตรฐานและประสิทธิภาพสูงกว่า แบบทั่วไปอย่างชัดเจน แต่เมื่อลองมองที่ต้นทุนนั้นนับว่าสูงกว่ามากเช่นกัน ทำให้หลาย ๆ ธุรกิจ และองค์กรยังเลือกใช้โปรแกรมบัญชีแบบทั่วไป เพื่อเป็นการลดต้นทุนขององค์กร แต่ปัจจุบันนี้โปรแกรมบัญชี ERP ก็ได้มีการพัฒนาให้เหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็กจนถึงขนาดกลางมากขึ้น แต่ก็ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์ว่าจะเลือกใช้แบบใด เพื่อให้เหมาะสมกับขนาดขององค์กรมากที่สุด